Zo bevorder je flow in je team

Hoe vaker medewerkers in een staat van ‘flow’ verkeren, hoe beter de prestaties. Hoe realiseer je dat?

Stel jouw organisatie wil responsiever worden. Daartoe zijn de visie en missie grondig herzien, er is een strategisch plan ontwikkeld: de ‘why’, ‘how’ en ‘what’ zijn vastgesteld. Alles is gedeeld met de medewerkers, hun feedback is verwerkt en iedereen is enthousiast. Hoe weet je nu of jouw organisatie in staat is om de plannen waar te maken? Waar moet je dan beginnen?

Basis
Een organisatie of team kan alleen maar goed presteren als aan een aantal voorwaarden is voldaan. De basis is dat ieder individu optimaal tot zijn recht komt. Vergelijk het met een voetbalelftal: één of twee spelers die niet op de juiste positie spelen of slecht in de wedstrijd zitten, kunnen de prestatie van hele team teniet doen.

De eerste vraag is dus of ieder individu tot zijn recht komt. Hoe kun jij de omstandigheden creëren die medewerkers zo goed mogelijk tot hun recht laten komen?

Flow
Mensen die optimaal tot hun recht komen, zijn in een staat van flow. Dan ga je zo op in je bezigheden dat je de tijd vergeet. In zo’n staat voel je je geweldig en presteer je het beste. Wij hebben dat allemaal wel eens ervaren. Het flowconcept is bedacht door de psycholoog Mihaly Csikszentmihaly.

Kenmerken
De kenmerken van flow heeft hij beschreven in zijn boek Flow: The psychology of optimal experience. Zij geven inzicht in wat mensen nodig hebben om tot hun recht te komen in hun werk. Er zijn vier kenmerken die beïnvloed kunnen worden: willen, kunnen, focus en feedback:

1. Is het werk dat men doet ook wat men wil doen? Dit gaat over de persoonlijke motivatie van mensen. Als de visie, missie en doelstellingen daarop aansluiten, hebben mensen een plek gevonden waar zij hun ambities en energie kwijt kunnen.

2. Doet men wat men kan doen? Past het werk goed bij de talenten en vaardigheden? Worden mensen te weinig uitgedaagd dan gaan zij zich vervelen. Als er te veel van hen gevraagd wordt, raken zij gestrest.

3. Worden mensen in staat gesteld om gefocust te werken? Kunnen zij zich goed richten op hun taken en verantwoordelijkheden? Voor sommige organisaties geldt ‘death by meeting’ of ‘death by email’: overdaad schaadt. Of er is zoveel onduidelijkheid over de afbakening van verantwoordelijkheden dat mensen teveel met elkaars taken bezig zijn. Voortdurende afleiding is niet bevorderlijk voor de kwaliteit van het werk, noch voor het welbevinden van medewerkers.

4. Continue feedback is belangrijk om mensen betrokken en gemotiveerd te houden. Zij hebben er behoefte aan om te weten hoe zij het doen en hoe het beter kan. Daarbij gaat het niet over het (half)jaarlijkse beoordelingsgesprek: als feedback continue is en goed wordt toegepast, is het ook een mechanisme dat de kwaliteit en sfeer in het team bevordert.

Aan de slag
Genoemde factoren helpen mensen om in hun flow te komen. Het startpunt is het in kaart brengen van de positie van iedere medewerker op genoemde factoren, zodat er per team een goed beeld is welke medewerkers goed op hun plek zitten, of niet. Vanuit dit overzicht kan het team gaan ontwikkelen en groeien. Bijvoorbeeld aan de hand van persoonlijke ontwikkelplannen van iedere medewerker en een plan voor het team, al dan niet aangevuld met een wijziging van de samenstelling. Zo komt ieder individu tot zijn recht en wordt aansluiting verkregen bij het grotere geheel van de organisatie. (bron: Financieel Management | Theo Kroese)